Month maaliskuu 2019

Työtä voidaan tehostaa monin eri tavoin; check-listoilla, työn ajastamisella, ympäristön rauhoittamisella – jokaisella on oma keinonsa. Toimitusjohtajamme Arto halusi testata mielenkiintoista tapaa tehostaa töitä: vähentämällä työaikaa.

Työajan vähentäminen ja työtehon kasvattaminen ei välttämättä kuulosta kovin loogiselta. Ihmisillä on kuitenkin tapana juurtua tuttuihin käytäntöihin, jotka voivat pidemmän päälle olla myös haitaksi tehokkuudelle. Vaikka työtahti olisi hyvä, työpäivät voivat tuntua pitkiltä ja päiviin tulee tietty rutiini. Moni menestynyt yrittäjä ja stressaavaa työtä tekevä henkilö vannoo 80% työajan mukaan – tekemällä vähemmän, saat aikaan enemmän. Teoriassa se kuulostaa hyvältä, mutta miten kokeilu toimi käytännössä?

Kaikkien työntekijöiden siirtäminen 80 % työajalle ei ole oikea ratkaisu, eikä sillä todennäköisesti saataisi aikaan haluttuja asioita. Halusimme sen sijaan testata niin sanottua 3-2-3 -mallia. Kolme tuntia töitä, kaksi tuntia kehitystä ja kolme tuntia töitä – päivä pulkassa. ”Virallinen” työaika vähentyy kuuteen tuntiin ja lounastauon ympärille avautuu vapaata aikaa, jota käytetään itsensä kehittämiseen tai niin sanottuun yhteiseen hyvään.

Itsensä kehitys voi olla opiskelua tai muutoin oman osaamisen kehittämistä. Yhteisellä hyvällä tarkoitetaan niiden asioiden läpikäymistä, jolle ei tunnu ikinä löytyvän sopivaa aikaa. Maanantait aloitamme aina viikkopalaverilla, jossa käydään läpi kaikkien työ- ja joskus vähän muutkin -kuulumiset. Usein siellä tulee esiin yhteistä keskustelua vaativia teemoja, joita ei kuitenkaan ehditä käymään läpi tuon reilun tunnin aikana. Nyt nämä asiat voitaisiin nostaa samantien jonkun päivän ”yhteisen hyvän” ajan teemaksi.

Monelle parin tunnin tauko suoritettavista töistä tarkoitti myös mahdollisuutta purkaa sähköpostikuormaa, tai pienten yksittäisten työtehtävien tekemistä. Kun aamun ehti tehdä tehokkaasti töitä, oli helpompi keskittyä yksittäisiin meileihin ja tämän myötä esimerkiksi uusien työtehtävien ajastamiseen ensi viikolle.

Joululomalta palatessa moni trimedialainen tiesi työkalenterinsa sisällön jo useamman viikon eteenpäin. Töitä riittää, mikä on tietysti positiivinen asia. Tekemistä tuntui kuitenkin olevan loputtomiin, eikä työpäivien aikana ollut helppoa ylläpitää selkeää rytmiä. Meillä oli myös satunnaisesti tapana keskeyttää toisiamme, vaikka sitä ennen kysyttiinkin kohteliaasti ”saako häiritä”. Ennen kaikkea 3-2-3 työajan oli tarkoitus rauhoittaa aamut ja iltapäivät niin, että jokainen sai varmasti keskittyä ainoastaan omaan työhön.

Kello kahdeksan ja yhdentoista välillä keskityimme omiin töihin ja annoimme myös muille työrauhan. Ensimmäisen kolmen tunnin slotin loputtua alkoi kahden tunnin kehitysjakso. Kehitysjaksoon sisältyi myös lounas, jolla moni aloitti vapaamman ajanjakson. Syödessä tulee vaihdettua ajatuksia ja käytyä läpi mahdollisia haasteita, jotka tulivat vastaan aamulla. Tämän testiviikon aikana meillä oli muutama sovittu kehityskohde, eli kehitysaikaa käytettiin myös ns. yleiseen hyvään – tällä viikolla se sisälsi mm. saavutettavuusopastuksen ja yhteisen asiakaskokemustutkimuksen tulosten läpikäynnin.

Kaikki lähtivät kokeiluun innoissaan. Huomasimme erilaisen päivärytmin vaikuttavan muun muassa näin:

Haasteen aloituksesta on nyt useampi viikko. Positiivisten tulosten johdosta olemme päättäneet jatkaa kokeilua. Olemme varanneet kello 11 ja 13 välisen ajan omaan kehitykseen, yhteiseen hyvään tai Trimedian sisäisille palavereilla. Tuon ajan ulkopuolinen aika on jokaisen itse määriteltävissä, ellei sille satu asiakaspalaveria – niiden suhteen kyllä joustetaan.

Jatkotoimenpiteet

Jatkotoimenpiteinä pidämme vielä kehitysajan sisällön hiomista sekä oman keskittymisrauhan takaamista. Vaikka kolmen tunnin pätkä on varattu vain omille töille, se ei automaattisesti takaa hyvää keskittymiskykyä. Yksi keino, joka on tuttu myös Lean-opeista, on first in, first out- periaate.

First in – first out eli FIFO tekniikan ideana on suorittaa työt raa’asti niiden tulojärjestyksessä. Tekemistä ei saa keskeyttää uusien sähköpostien tai tehtävien takia, vaan työt tehdään päätetyssä järjestyksessä. Kaikkiin tehtäviin, kuten usean päivän tehtäviin tämä ei toki sovellu suoraan. Suuretkin projektit on kuitenkin mahdollista jakaa pienempiin osiin, jolloin myös niiden aikatauluttaminen ja keskittyminen on sujuvampaa. Erilaiset lean-tekniikat ovat ehdottomasti kokeilun arvoisia, jos halutaan etsiä uusia keinoja tehostaa työntekoa, suosittelemme tutustumaan!

Yrityksen muutto ei ole ikinä helppo asia, vaikka toisin voisi kuvitella. Irtotavarat voidaan pakata kätevästi muuttolaatikoihin ja näennäisesti kaikki on järjestyksessä. Muistettavaa on kuitenkin runsaasti: sopimuksien irtisanominen, uusien kilpailuttaminen, mistä saisi mahdollisimman tehokkaan netin ja mikähän lounasravintola on kaikista lähinnä uutta toimistoa?

Muun muassa edellä mainittuja asioita pyöriteltiin vielä muutama viikko ennen joulua, h-hetken lähestyessä. Onneksi toimiston järjen ääneksi kutsuttu Aki oli tehnyt sisäiseen intraamme listauksen, jonka mukaan tyhjensimme huoneen kerrallaan. Näin punainen muuttolaatikko kerrallaan koko irtaimisto saatiin pakattua ja muutettua joulupyhien aikana perustajiemme toimesta, kun työntekijät rauhottuivat lomalla. Varsin vaivaton muutto ainakin työntekijöiden mielestä!

Heti alkuun voisimme listata kaikki muuttamisen positiiviset puolet. Töihin tuleminen oli entistä nopeampaa, sillä sijainti oli paljon keskeisempi. Kaikki mitä oltiin voitu kasata ja järjestellä, oli tehty ennen kuin työntekijät tulivat töihin. Tästä iso kiitos kuuluu Akille ja Artolle (ja oletettavasti heidän apukäsilleen)! Tärkeimmät, kuten kahvinkeitin ja sohvat olivat jo asemissa ennen ensimmäisten työntekijöiden saapumista.


Töihin palatessa tärkeimmät olivat jo paikallaan: sohvat ja kahvinkeitin. Mitä muuta toimistotyöntekijä voisi tarvita?

Meille on kuitenkin sattunut ja tapahtunut vaikka mitä menneiden viikkojen aikana. Eräs trimedialainen ehdottikin muuttoblogin kirjoittamista, tästä nimittäin riittäisi juttua vaikka Aamulypsyyn Periksen korvaamiseksi.

Uuden tilan etsiminen

Ensinnäkin, sitä voisi kuvitella, että uuden toimiston löytäminen olisi helppoa. Meillä oli melko simppelit toiveet: tilaa noin 15-20 hengelle, siisti toimisto jossa voi tehdä pientä pintaremonttia ja kohtuullisen keskeinen sijainti. Jos sijainti olisi lähellä keskustaa, bussilla kulkevien työmatka lyhenisi jo puoleen. Ja ainiin, myös parkkipaikkoja saisi olla muutama – eikun viisi, pitäähän vieraillekin olla – no, löytyisikö jostain seitsemän autopaikkaa? Eli kaiken kaikkiaan uuden toimiston löytäminen ei todellakaan ollut itsestäänselvyys. Kaikkien edellisten lisäksi uuden tilan piti myös tuntua oikealta. Kyllähän te tiedätte, samalla tavalla kuin omaa kotia etsiessä. Työpaikalla vietetään kuitenkin melko huomattava osa elämästä, miksi siis tyytyä, kun voi löytää sen oikean?

Noh. Arto ja Aki kävivät katsomassa useampaa toimistotilaa, ilman tuloksia. “Liian sokkeloinen, turhan kolkko ja ei ollut yhtään tilaa autoille” – tehtävä ei ollut helppo. Kunnes yksi päivä Slackissa todettiin, että nyt oli sen verran lupaava paikka, mihin kannattaisi pyytää muutkin trimedialaiset käymään. Tuo kyseinen paikka sijaitsi keskustan ja Viitaniemen välimaastossa Sepänkadulla. Tilaa remontoitiin paraikaa ja kerroksen kanssamme tulisi jakamaan eräs tilitoimisto. Tilan katsominen meni sen verran hyvin, että kyseistä kohdetta ruvettiin kutsumaan “uudeksi toimistoksi”. Melko lopullista, eikö?

Aina ei voi onnistua

”Uusi toimisto” oli vasta rakentumassa remontin takia. Ei voi sanoa, että kaikki olisi mennyt nappiin. Kalustetilaus tehtiin lopulta noin 2-3 viikkoa alkuperäisestä aikataulusta myöhässä viestinnällisten haasteiden takia. Osalla ei ollut työpöytiä ensimmäisen parin viikon aikana, koska vanhat ehdittiin jo myydä eteenpäin. Noh, onneksi on sohvia. Myös ruokatunnit oikeastaan helmikuun loppuun seisten – vanhalla toimistolla ei ollut ruokapöytää, joten tuolejakin oli vähäisesti. Alunperin keittiöstä puuttui ruokapöytä ja tuolit, nyt sieltä puuttuu siis enää tuolit. Puuttuvien tavaroiden listaan voi lisätä vielä tilaan suunnitellun baaritiskin, eteisen vaatekaapit ja niiden myötä saapuvan säilytystilan.

Kaikki eivät selvinneet muutosta ilman vaurioita. Onneksi valoisa paikka ja kastelu on elvyttänyt Tuulin kovia kokenutta viherkasvia, uudet lehdet tekevät jo tuloaan.

Jyväskylän ja Viitaniemen tuntevat tietävät, ettei parkkipaikan löytäminen sieltä ole itsestäänselvyys. Paikkoja ei ollutkaan niin helposti saatavilla kuin oli annettu ymmärtää, joten osa porukasta käy kääntämässä kiekkoa aina parin tunnin välein. Parkkipaikkatappeluilta on onneksi toistaiseksi vältytty. Parkkitilan lisäksi haasteena on ollut säilytystilan puute. Suurin osa tavaroista odottaa yhä paikkaansa avoimen tilan nurkissa, sillä noh, yllättäen omakotitalossa oli enemmän säilytystilaa kuin tyhjässä toimistossa.

Hiljaa hyvää tulee

Uudelle toimistolle on asetettu korkeita tavoitteita. Täällä me haluamme viihtyä pitkään. Uusia elementtejä hankitaan harkitusti, jotta jokainen kaluste on varmasti tarpeellinen ja hyödyllinen, sekä ympäristöönsä sopiva. Myös kierrättäminen on entistä helpompaa, kun pihassa on pitkästä aikaa myös pahville ja paperille omat jäteastiansa. Muovin keräys hoidetaan toistaiseksi itsenäisesti: muovinkeräysastia kiikutetaan kauppareissujen yhteydessä erilliseen kierrätyspisteeseen. Keskeinen sijainti hymyilyttää yhä päivittäin – varsinkin niitä, jotka joutuivat sompaamaan töihin useammalla bussilla.

Uudet tilat ovat miellyttäneet kaikkien silmää. Kevään myötä tiloihin on tarkoitus löytää sopivasti vihreää, mutta muutoin pyrimme pitämään tilat ilmavina ja raikkaina.

Ensimmäiset illanistujaisetkin on jo pidetty, kun monelta katosivat logistiset haasteet. Tilat mahdollistavat myös useiden asiakkaiden vastaanottamisen kerralla, kun rauhallisia kokous- ja workshoptiloja on enemmän, kuin vanhalla toimistolla. Keskeinen sijainti toi myös kaupan entistä lähemmäs, eikä unohtunut lounas tarkoita enää automaattisesti puuropäivää. Keskustan lounasravintoloihin on lyhyt matka, eli joskus saatetaan syödä ulkonakin. Lähellä sijaitsevalta JAMKin kampukselta tuleekin välillä haettua myös hävikkiruokaa, eli tarvittaessa seuraavan päivän ruuat voi hakea jääkaappiin jo työpäivän aikana. Jes!

Kuten huomaatte, hyvien puolien lista on jo monta kohtaa pidempi, kuin huonojen. Toimiston sisustus etenee viikottain ja tätä postausta viimeistellessä olemme jo saaneet tuolit keittiöön!

Olemme jälkikäteen pohtineet, oliko myöhästynyt kalustetilaus tai pidemmällä aikataululla saapuneet huonekalut sittenkään huono idea. Tilaan sai tottua rauhassa ihan eri tavalla, kuin jos tavarat olisivat olleet viimeistä kynää myöten paikallaan heti tammikuun alusta. Loppuun voimme todeta, että muutto sujui oikein hyvin ja olemme todellakin viihtyneet Viitaniemessä!

 

Tällä viikolla Trimedian AD Jarmo Mikkilä haastoi muut trimedialaiset käyttämään luovuuttaan piirtämishaasteen parissa. Piirtäminen on asia, josta moni pitää nuorempana, mutta josta luovutaan vanhemmiten. Syynä tälle saattaa olla turhan kriittinen kuvaamataidon opettaja tai ehkä vain mielenkiinnon kohteiden muuttuminen – tätä emme voi koskaan tietää varmaksi. Mutta luonnostelusta ja visuaalisesti asioiden hahmottelusta on todistetusti hyötyä, joten taitoa on ehdottomasti järkevää ylläpitää!

Haaste oli viisipäiväinen. Joka päivälle oli oma teema, jonka mukaan kaikki piirtäisivät samalle paperille. Piirroksia sai myös yhdistää jo olemassa oleviin kuviin. Vaikka haasteen pääteemana oli piirtäminen, sen ajatuksena oli myös yhdessä työskentely ja rohkeus ilmaista itseään porukalla.

Maanantai

Maanantaina teemana oli oma lemmikki. Jos omaa lemmikkiä ei ole, sai hyödyntää myös sukulaisten ja ystävien karvaisia (ja karvattomia) eläimiä. Paperille piirtyi paljon koiria ja kissoja, sekä yksi kilpikonna! Ensimmäisen päivän jälkeen meitä vielä muistutettiin paperin rajallisuudesta – jättikokoinen kissa ja monen monta koiraa veivät jo melko hyvän osan pinta-alasta. Noh, kyllä tälle arkille vielä mahtuu!

Tiistai

Tiistaina piirrettiin hahmoja. Hahmon alkuperä oli vapaa, eli pelien, elokuvien ja sarjakuvien tyypit olivat käytettävissä. Ensimmäisen päivän jälkeen saimme vielä muistutuksen, että kuvia voi tosiaan liittää toisiinsa. Piirtämishaaste eteni siihen asti varsin perinteiseen suomalaiseen tyyliin: jokainen aloitti piirtämisen omasta nurkasta, eikä lähestynyt muita.

Keskiviikko

Keskiviikon teemana oli paikka. Paikka, jossa piirtäjä rentoutuu ja viihtyy. Paperille piirtyi mökkejä, metsää ja jopa Prisman kyltti! Jokainen rentoutuu tavallaan, toisille se on luonnonrauha ja hirsimökki, toisille hyvä kahvi lähi-Prisman Pressossa.

Torstai

Torstaina herkuteltiin – noh, ainakin mielikuvissa. Teemana oli oma lempiherkku, jota ilman ei tahdota pärjätä. Torstai oli melko käänteentekevä päivä, sillä miltei kaikki herkut löytyivät toisiin hahmoihin liitettyinä.

Perjantai

Viikon viimeinen päivä! Viimeinen haaste oli piirtää esine, joka liittyy jollain tapaa piirtäjän harrastuksiin. Myös harrastusvälineet saatiin hyvin liitettyä paperille muihin hahmoihin. Vaikka haasteen alussa näytti siltä, että kukaan ei tahdo tuhria toisten töitä, perjantaina pystyimme toteamaan itsellemme, että nyt on onnistuttu. Hahmot kulkivat sulassa sovussa paperille, syöden karkkia ja suklaata.

Kissoja, tonttuja, karkkia ja suklaata, Prismaa ja pelejä. Niistä trimedialaiset tehty on.

Harrastukset x hahmot x lempipaikka. Ja lemmikkikin löytyy ylänurkasta!

Viikko meni sutjakasti ja moni odotti seuraavan päivän aiheita innoissaan. Haasteen ensimmäisenä päivänä tapahtui suomalaisille tuttu ”bussipysäkki-ilmiö”, eli jokainen aloitti piirtämisen omasta nurkasta, varoen toisten töitä. Viikon edetessä kuvia uskallettiin myös yhdistellä, vaikka siihen kaivattiinkin pientä kannustusta Jarmolta. Moni meistä arkaili kynään tarttumista, mutta lopulta miltei kaikki jättivät jälkensä paperiin.

Haasteen ideana olikin herätellä uusia tapoja arkeen ja näyttää, että kaikki osaavat kyllä piirtää. Saavutimme tavoitteen mielestämme hienosti. Haaste oli sen verran pidetty, että siitä on toivottu jo uusintaa. Saa nähdä, onko ensi kerralla tulos vielä runsaampi!

Ei sisältöä