Haaste: miten oman työajan tarkka seuranta vaikuttaa työilmapiiriin?

Kirjoittaja: Eeva Geier / 23.05.2019 / Haasteet

Tällä kertaa haasteen heitti Arto, toimitusjohtajamme. Trimedialla on yleisesti ottaen avoin työkulttuuri työajan seurannan ja valvonnan suhteen. Meillä saa tehdä töitä myös etänä, kunhan on tavoitettavissa työpäivän aikana ja on tiedossa mitä tehdään. Luotto meihin työntekijöihin on kova ja tulevien trimedialaisten itsenäiseen työotteeseen kiinnitetään huomiota jo haastatteluvaiheessa. Meillä arvostetaan itsensä johtamiskykyä sekä vahvaa työmoraalia.

No, tästä pääsemme itse haasteeseen. Ihmismäärän lisääntyessä on yhä vaikeampi tietää, mitä jokainen tekee ja mihin aikaa saattaa mennä hukkaan. Meiltä löytyy omien alojensa konkareita sekä tuoreita tulokkaita ja ajankäyttö voi olla hyvinkin erilaista. Projektien suhteen tuntien seuraaminen sujuu helposti, mutta arjessa päiviin sisältyy myös paljon sähköposteihin vastaamista, palavereita sekä työn hallintaa. Kiireisinä aikoina päivistä ei jälkikäteen muista paljoa: okei, asiakkaan tunnit on ylhäällä, mutta mitäs muuta sitä on tullut tehtyä? Tällöin aika on todennäköisesti kulunut ns. meta-töihin, jotka vievät aikaa asiakastöiltä.

Arto halusi tietää, mihin työntekijöiden päivät kuluvat. Kaikilla on saman verran aikaa tauoille ja lounaalle, mutta työajan sisällä tunnit saattavat jakautua hyvinkin erilaisesti esimerkiksi projektityöhön, erillislaskutettavaan työhön ja Trimedian sisäisiin tehtäviin. Siispä tästä heitettiin haaste – työpäivien tarkka mittaaminen!

Työajan kirjaamishaaste kestäisi neljä viikkoa. Työaika oli tarkoitus kerätä ylös noin vartin tarkkuudella ja lajitella tunnit eri tyyppien kesken, jotta niistä saataisiin haasteen lopussa järkevät taulukot ulos. Tämä tarkoitti, että myös kaikki meta-työ ja oman päätyön keskeytykset tulisi kirjata ylös. Työpäiviä ei kirjattu ylös tunnin, vaan vartin tarkkuudella.

Ensireaktiot vaihtelivat. Osalle työajan seuranta ei tuntunut ollenkaan pahalta, osaa se ahdisti: miten sitä osaa kirjata ylös tekemiset vartin tarkkuudella ja vieläpä laittaa luvut kaikkien nähtäväksi? Entä jos pidänkin ylimääräisen kahvitauon, tuleeko siitä sanomista? Trimedian avoin ja helposti lähestyttävä johtamistyyli laitettiin koetukselle, kun seurannasta tulikin yhtäkkiä hyvin tarkkaa.

Haasteen aikana tunnelma oli kuitenkin rento. Töissä ei juurikaan stressattu, mitä merkata työaikaseurantaan, vaikka lounastauko venähtikin – ainakaan ääneen tästä ei puhuttu. Välillä ilmassa oli hämmentyneitä toteamuksia: ”mitähän ihmettä oon tehnyt viimeiset puoli tuntia?”. Kokeilussa siis huomattiin, että ihmismuisti on lyhyt ja valikoiva. Tästä huolimatta kirjauksia ilmestyi tasaiseen tahtiin. Tähän taisi olla osasyyllisenä myös Toni, joka keräsi datan ja muistutti työajan kirjaamisesta joka perjantai.

Miten meni?

Haaste loppui muutama viikko sitten. Saimme kerrytettyä hyvin dataa ja merkintöjä kertyikin yhteensä yli tuhat. Moni koki, että lukujen läpikäyminen avasi jotain uutta heidän työpäiviensä kulusta. On ollut vaikeaa arvioida, miten paljon aikaa menee esimerkiksi sähköposteihin tai työkaverien auttamiseen päivän aikana. Nyt tästä saatiin ulos selkeää dataa, eikä asiaa tarvinnut enää arvailla.

Haasteen loputtua suurin osa koki kuitenkin helpotusta. Työajan todella tarkka seuraaminen tuotti jatkuvasti pientä stressiä. Jos päätti hakea juotavaa kesken suunnittelutuokion ja jäikin suustaan kiinni taukohuoneessa, tästä saattoi jäädä päälle huono omatunto ja paine saada pian jotain aikaiseksi. Totesimme, että meillä luottamuksen ilmapiiri toimii parhaimpana motivaattorina. Meillä on vahva luotto toisiimme, samalla annamme jokaiselle vapauden valita itselleen parhaiten toimivan työtavan. Tärkeintä on, että tuloksia näkyy, tiedetään mitä on tehty ja kauanko näihin on mennyt aikaa.

Haasteesta saatiin halutut tiedot irti ja Artollekin selkeni, miten työaika kuluu eri ihmisillä. Data käydään läpi tarkemmin omissa kehityskeskusteluissa, jotta haasteesta saadaan kaikki hyöty irti. Kokeilu raikasti ilmapiiriä ja toi ainakin vaihtelua arkeen. Suosittelemme muitakin toimistoja kokeilemaan omista tavoista eroavia työajan seurantoja – se tuo vaihtelua arkeen ja herättelee myös työntekijöitä miettimään omaa ajankäyttöään. Tai näin se toimi ainakin meillä!

Haasteen antoi:

Kategoriat

Takaisin blogiin